NF-e de entrada e despesas de campo
A nota do fornecedor chega em XML, e na maioria dos labs alguém senta pra digitar item por item, valor por valor, errando casa decimal de vez em quando. Aqui você larga o arquivo e o sistema lê, identifica o fornecedor e monta o título a pagar sozinho. E o gasto que acontece na rua, no dia da coleta, também tem onde cair.
Largou o XML, o título já sai montado.
O sistema identifica o fornecedor pelo CNPJ, confere duplicidade e cria o título com itens, valores e duplicatas já preenchidos. Acaba a digitação de nota e o erro de casa decimal.
Cada fornecedor entra já classificado.
Natureza financeira, centro de custo, categoria DRE e forma de pagamento vêm automáticos pelo que você cadastrou pra aquele fornecedor. A despesa cai no lugar certo sem ninguém escolher de novo.
Gasto de campo registrado na hora, do celular.
O coletor lança o gasto pelo telefone, tira foto do comprovante e funciona offline. Cada colaborador tem uma conta interna (banco virtual) com adiantamento e gasto, então nada fica num bolso esquecido.
Combustível da coleta vai pro custo da OS certa.
R$ 250 de combustível dividido entre a OS 141 (60%) e a OS 142 (40%). O gasto de campo aparece na ordem de serviço que o gerou, e a margem por serviço sai real.
Acerto de adiantamento sem briga de troco.
Sobrou, o colaborador devolve; faltou, a empresa reembolsa. Cada um tem o extrato da própria conta, então a conversa fica nos números.
Nota repetida não vira título duplicado.
O sistema confere a chave da nota e avisa se aquela entrada já entrou. Você não paga o mesmo fornecedor duas vezes por descuido.
O comprovante fica junto do gasto, com foto.
Cada despesa de campo carrega a foto do recibo anexada. Na hora de prestar contas, o documento está ali, não numa pasta do celular do coletor.
O dinheiro que sai na rua também tem dono
Coleta gasta combustível, pedágio, estacionamento, e esse dinheiro costuma virar buraco no caixa. Veja como a conta interna fecha a torneira na prática.
O extrato do coletor fecha sozinho no mês.
Adiantamento de um lado, gasto comprovado do outro: sobrou ele devolve, faltou a empresa repõe, e o saldo da conta dele bate sem ninguém somar recibo na mão.
R$ 250 de combustível viram custo de duas OS.
O gasto do trajeto se reparte entre as coletas que ele atendeu, 60% numa OS, 40% na outra, e cada análise carrega o combustível que de fato consumiu.
Perguntas frequentes
Preciso digitar a nota do fornecedor item por item?
Não. Você importa o XML e o sistema monta o título com itens, valores e duplicatas já preenchidos, identificando o fornecedor pelo CNPJ. A pessoa confere e aprova, não digita.
E se a mesma nota for importada duas vezes?
O sistema confere a duplicidade pela chave da nota e avisa. Você não cria título duplicado nem paga o fornecedor duas vezes por descuido.
Como controlo o gasto que o coletor faz na rua?
Cada colaborador tem uma conta interna com adiantamento e gasto. Ele lança do celular, anexa a foto do comprovante e funciona offline. No fim, o extrato fecha sobrou ou faltou.
Esse gasto de campo entra no custo da análise?
Entra. O combustível de uma coleta se rateia entre as OS daquele trajeto, então a margem por serviço considera o que de fato foi gasto pra entregar.
Pare de manter LIMS e ERP em dois sistemas.
Veja a OS virar fatura, o DRE atualizar e a NF-e sair, ao vivo, com a rotina do seu laboratório. Marque uma demonstração e descubra quanto tempo e quanta receita você deixa na mesa mantendo dois sistemas.