O controle de registros ISO 17025 deve preservar legibilidade, integridade, rastreabilidade, acesso e recuperação durante um prazo definido pelo laboratório com base em requisitos aplicáveis.
Não existe um prazo universal para todos os registros. Contrato, método, regulador, risco, ciclo de acreditação e necessidade de reconstruir o resultado mudam a decisão. Copiar um prazo genérico cria falsa segurança.
O que precisa entrar na matriz de retenção?
Liste registros técnicos, dados brutos, cálculos, calibrações, competência, auditoria, reclamação, não conformidade, fornecedor, proposta e comunicação relevante. Para cada tipo, defina proprietário, local, proteção, acesso, prazo, evento inicial e destinação.
Como definir o prazo sem adivinhar?
Levante obrigação legal e regulatória, acordo com cliente, regra do método e necessidade técnica. Considere validade do laudo, possível contestação, rastreabilidade de equipamento e histórico para tendência. Registre a justificativa e revise quando o requisito mudar.
O que muda no registro eletrônico?
Além de backup, controle acesso, alteração, versão e restauração. Dado deve permanecer compreensível com o tempo; guardar arquivo em formato que não abre não é retenção. Teste recuperação e preserve contexto, não apenas o valor final.
Checklist para aplicar
- Tipos de registro inventariados
- Fonte do prazo identificada
- Proprietário e acesso definidos
- Alteração rastreável
- Backup protegido
- Restauração testada
- Descarte autorizado
- Matriz revisada após mudanças
Perguntas frequentes
A ISO 17025 determina quantos anos guardar?
A norma exige que o laboratório defina e cumpra prazos considerando obrigações contratuais e aplicáveis; não estabelece um único período para todo registro.
Digitalização permite eliminar o papel?
Depende do valor legal e do requisito aplicável. A cópia precisa preservar integridade, legibilidade e contexto, e a destinação do original deve ser autorizada.
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Fontes oficiais consultadas
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