Factura de entrada y gastos de campo
La factura del proveedor llega en XML, y en la mayoría de los labs alguien se sienta a teclear ítem por ítem, importe por importe, errando una coma de vez en cuando. Aquí sueltas el archivo y el sistema lo lee, identifica al proveedor y arma el título por pagar solo. Y el gasto que pasa en la calle, el día de la colecta, también tiene dónde caer.
Soltaste el XML, el título ya sale armado.
El sistema identifica al proveedor por la identificación fiscal, verifica duplicidad y crea el título con ítems, importes y vencimientos ya completados. Se acaba la digitación de nota y el error de coma decimal.
Cada proveedor entra ya clasificado.
Naturaleza financiera, centro de costo, categoría de resultado (DRE) y forma de pago entran automáticos según lo que cargaste para ese proveedor. El gasto cae en el lugar correcto sin que nadie elija de nuevo.
Gasto de campo registrado al instante, desde el celular.
El colector registra el gasto desde el teléfono, fotografía el comprobante y funciona offline. Cada colaborador tiene una cuenta interna (billetera virtual) con anticipo y gasto, así nada queda olvidado en un bolsillo.
El combustible de la colecta va al costo de la orden correcta.
R$250 de combustible dividido entre la orden de trabajo 141 (60%) y la 142 (40%). El gasto de campo aparece en la orden que lo generó, y el margen por servicio sale real.
Liquidación del anticipo sin pelea por el vuelto.
Sobró, el colaborador lo devuelve. Faltó, la empresa reembolsa. Cada uno tiene el extracto de su propia cuenta, así la conversación queda en los números.
Una nota repetida no se vuelve título duplicado.
El sistema verifica la clave de la nota y avisa si esa entrada ya entró. No pagas al mismo proveedor dos veces por descuido.
El comprobante queda junto al gasto, con foto.
Cada gasto de campo lleva la foto del recibo adjunta. A la hora de rendir cuentas, el documento está ahí, no en una carpeta del celular del colector.
El dinero que sale en la calle también tiene dueño
La colecta gasta combustible, peaje, estacionamiento, y ese dinero suele volverse un agujero en la caja. Mira cómo la cuenta interna cierra esa canilla en la práctica.
El extracto del colector cierra solo cada mes.
Anticipo de un lado, gasto comprobado del otro: si sobra lo devuelve, si falta la empresa repone, y el saldo de su cuenta cuadra sin que nadie sume recibos a mano.
R$250 de combustible se vuelven costo de dos órdenes.
El gasto del trayecto se reparte entre las colectas que atendió, 60% en una orden, 40% en la otra, así cada análisis carga el combustible que de verdad consumió.
Preguntas frecuentes
¿Tengo que teclear la nota del proveedor ítem por ítem?
No. Importas el XML y el sistema arma el título con ítems, importes y vencimientos ya completados, identificando al proveedor por la identificación fiscal. La persona revisa y aprueba, no teclea.
¿Y si la misma nota se importa dos veces?
El sistema verifica la duplicidad por la clave de la nota y avisa. No creas un título duplicado ni pagas al proveedor dos veces por descuido.
¿Cómo controlo lo que el colector gasta en la calle?
Cada colaborador tiene una cuenta interna con anticipo y gasto. Registra desde el celular, adjunta la foto del comprobante y funciona offline. Al final, el extracto cierra si sobró o faltó.
¿Ese gasto de campo entra en el costo del análisis?
Entra. El combustible de una colecta se prorratea entre las órdenes de ese trayecto, así el margen por servicio considera lo que de verdad se gastó para entregar.
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