Equipo vencido no corre análisis
La regla de no usar equipo con calibración vencida está escrita en todo POE. El problema es que un POE no bloquea a nadie: depende de que el analista recuerde, en un día con prisa, mirar la etiqueta antes de encender el equipo. Aquí la regla sale del papel y se vuelve una traba del sistema. Cada equipo corre en un workflow de estados, el semáforo muestra la situación al instante, las notificaciones de calibración se disparan solas y el uso de un equipo reprobado o vencido queda bloqueado en el origen. No confías en que nadie lo usó. El sistema no dejó.
Cada equipo corre en un workflow.
En uso, en calibración, en mantenimiento, condenado. El equipo transita entre estados y, en cada uno, el sistema sabe si puede o no generar un resultado. No es una etiqueta suelta, es una máquina de estados.
La notificación de calibración se dispara sola.
Alertas a 90, 60, 30 y 0 días antes del vencimiento, ordenadas por prioridad (urgente, alta, media, baja). Abres la pantalla y ves cuántos están urgentes, no te enteras en la auditoría.
El equipo vencido queda bloqueado.
Reprobado o con calibración vencida queda no disponible. El resultado no sale de un equipo que no puede generarlo, así la regla del POE se vuelve una traba en vez de confianza.
Cada calibración con su prueba adjunta.
Fecha, vencimiento, número del certificado, resultado (aprobado, aprobado con restricción o reprobado), costo y observaciones. Lo cargas y el estado y el semáforo se recalculan al instante.
Mantenimiento que ya abre la compra.
¿Lo enviaste a mantenimiento externo? El sistema genera la requisición de compra vinculada, con proveedor, plazo y costo, para que la cotización y el pago corran en el módulo de Compras. El mantenimiento no muere en un correo.
Condenar es una acción irreversible y controlada.
Sacar un equipo de servicio exige motivo, destino, autorización y un acta de condena adjunta. Desaparecer a oscuras, no. Desaparecer con registro de auditoría, sí.
Aprobado con restricción es un estado de verdad.
La calibración no es solo pasa o no pasa. El aprobado con restricción queda registrado, y quien usa el equipo conoce la limitación en vez de tratarlo como si estuviera perfecto.
El costo de cada equipo aparece.
Cada certificado y cada mantenimiento guardan su costo. A fin de año sabes cuánto costó mantener cada equipo, no solo que costó algo.
El workflow corriendo: la alerta dispara, el equipo transita, el estado vuelve
El motor de estados es configurable y corre solo. Mira el equipo salir de En uso cuando la calibración se acerca al vencimiento, disparar la notificación, transitar y volver cuando se registra la calibración.
La ficha del equipo concentra todo lo que el auditor pide
Calibración, mantenimiento, no conformidad, cotizaciones, envíos e historial en un solo lugar. No rearmas la vida del equipo en tres carpetas frente al auditor.
Calibración con certificado y periodicidad.
Validez, última calibración, periodicidad y estado arriba. El historial de calibraciones va debajo, con el certificado adjunto. Trazabilidad metrológica en el registro, no en una carpeta de red.
Mantenimiento conforme a la ISO/IEC 17025 §6.4.
Preventivo, correctivo y predictivo con plan, periodicidad e historial. El equipo parado se refleja en la disponibilidad al instante, sin que nadie tenga que avisar.
No conformidad ligada al equipo.
La NC del equipo se abre ahí mismo, con causa raíz, acción correctiva y verificación de eficacia. La desviación del equipo no se vuelve un caso suelto fuera del SGC.
Cotizaciones y envíos sin salir de la ficha.
La requisición de compra del mantenimiento se vuelve cotización en el módulo de Compras, y los envíos en curso muestran lo que está fuera para calibrar o reparar, con previsión de retorno.
Preguntas frecuentes
¿El sistema realmente impide el uso de un equipo descalibrado?
Sí. Un equipo reprobado o con calibración vencida queda no disponible. El resultado no sale de un equipo que no puede generarlo, así la regla del POE se vuelve una traba del sistema en vez de depender de que alguien recuerde.
¿Cómo funciona el aviso de vencimiento de calibración?
Cada equipo tiene periodicidad y fecha de vencimiento, y el estado lo calcula el sistema. El semáforo muestra la situación al instante y las notificaciones avisan cuando la calibración se acerca o ya pasó. Programas la recalibración antes, no en la víspera.
¿Dónde queda el certificado de calibración?
Adjunto al propio equipo, junto con fecha, vencimiento, número del certificado, resultado y costo. La trazabilidad metrológica vive en el registro, no en una carpeta de red separada que nadie encuentra en plena auditoría.
¿El equipo vuelve a quedar disponible solo cuando termina el mantenimiento?
No a ciegas. La vuelta de la disponibilidad sigue el estado que cargas: cierras el mantenimiento y registras el resultado de la calibración o verificación, el semáforo recalcula y el equipo puede volver a usarse. Mientras el estado diga que está parado, sigue bloqueado, aunque la reparación física ya haya terminado.
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Pasa la próxima auditoría sin quemar una noche de fin de semana buscando PDF. Agenda una demo y ve el control de documentos, el CAPA y Westgard funcionando con un caso parecido al de tu laboratorio.