Meet laboratories that use Gerencialab

Fala pessoal, meu nome é Miazaki, sou CEO da ControlBio, estou aqui no cargo na direção da empresa já há três anos, sou sobrinho da fundadora da empresa, e a ControlBio é uma empresa já de 33 anos de mercado, uma empresa consolidada de análises microbiológicas de qualidade, voltadas principalmente à prestação dos serviços para a indústria. Antes da implantação de Gerencialab, o desafio era a organização e centralização dos processos e a padronização destes. Então, depois que o pessoal maravilhoso da Gerencialab veio aqui, extremamente solícitos, participando da implementação, o suporte ajuda muito e a gente conseguiu centralizar e controlar melhor esses processos que tinham muitos planilhas, era tudo bagunçado e agora está bastante organizado. O nosso ganho foi a visibilidade da operação, então a gente consegue controlar e enxergar melhor o que está acontecendo, não tem como a gente melhorar uma coisa que a gente nem controla, então a gente controla melhor em busca de melhorar a nossa operação. O sistema ajuda a trazer bastante padronização, então como os métodos bem alinhados, os processos bem definidos, as análises inseridas no sistema, a gente queria ser um padrão de excelência, então a gente consegue replicar o mesmo processo para todos os clientes garantindo a qualidade de todos. Eu percebo que a equipe está, além de mais organizada, ela tem mais previsibilidade do que está acontecendo, então do que está entrando, do que vai sair quando sai, quais são os insumos e quais são os parâmetros e equipamentos envolvidos na análise indicada do cliente. O pessoal da implantação é extremamente solícito, o Roja liderando a implantação se deslocou da sede até aqui, já múltiplas vezes, passa semana aqui, ajudando a gente a estabelecer os parâmetros, os análises, corrigir dificuldades, treinamentos e também o pessoal de suporte é maravilhoso, é tudo muito rápido. A gente já trabalhou com outros LIMS do mercado, muitos LIMS por aí, mas muito tempo de resposta, vamos ver, vou dar uma olhada, tem mais cliente reclamando, então poxa, se tem mais cliente reclamando, quer dizer que o problema é grave, então já deveria ter sido resolvido. Com a Gerencialab, a gente não tem esse problema, a gente manda mensagem, brevemente somos respondidos e também, assim possível, é feito o reparo. A implementação de um sistema de gestão que, de fato, funciona, além de trazer visibilidade, previsibilidade e padronização, também traz números mais assertivos. Então, um caso muito interessante que eu ouvi falando sobre finanças, a minha empresa lucra mais ou menos 10, seja mil ou milhões. Então, 8,5 é mais ou menos 10, mas na casa de milhão, a gente está falando de 1,5 milhão a menos. Então, não tem como a gente saber mais ou menos, a gente precisa de um sistema que nos dê informação precisa. Eu tenho tantos análises, tenho tantos insumos, tenho tantos funcionários, tenho tantos equipamentos e essa é a capacidade de expansão que a gente realmente consegue atender. Então, nada de mais ou menos. Com Gerencialab, a resposta é certeira. E ajuda também a gente no sentido de que não tem como melhorar uma coisa que sequer a gente conhece.

Então, com Gerencialab a gente conhece, domina e aí sim melhora. Não só recomendaria, como já recomendei, para um ou dois laboratórios, porque tudo aquilo que eu uso e eu gosto, eu recomendo. Nós somos os grandes promotores da marca porque a marca funciona, que eu acredito que veio para ficar. E ela traz um impacto muito bom para melhorar inclusive o atendimento, melhorar a prestação do serviço da rede brasileira de laboratório.

Meu nome é Juliano, eu sou biólogo de formação, especialista em vigilância sanitária. Eu estou como gerente da qualidade na ControlBio, trabalho aqui há 28 anos e estou responsável pela área da qualidade. Nós imprimimos caderno em cima de caderno, anualmente cerca de 30 a 40 cadernos para registros de amostras, controles, fluxos, registros de equipamentos. Todos esses tipos eram feitos em papel e hoje parte já sendo feita pelo Gerencialab. Hoje a gente tem uma visualização melhor dos ensaios com relação a registros, com relação aos equipamentos utilizados, controles realizados, a rastreabilidade de uma forma geral, impactou no trabalho, acho que dando mais clareza, mais transparência a certos processos que ficavam dentro de cadernos ou fichas que rodavam, então não tinha acesso a mais de um lugar ao mesmo tempo.

Hoje a gente consegue acessar de todas as estações desde que habilitado o processo a total transparência da análise de uma forma geral. Os registros das amostras e os resultados obtidos estão de uma forma mais transparente, mais rápida, se mantém unívoco, de uma forma única para não conflitar com outros registros. A rastreabilidade de uma forma mais visual e transparente, por mais de uma estação ao mesmo tempo.

Hoje os registros para a gente estão de uma forma mais fácil, desde a entrada do material até dentro do laboratório, contribuindo para a rastreabilidade da amostra, desde o começo até o término do processo e mantendo os dados todos compilados em um só local.

O sistema trouxe maior facilidade de compilação dos dados em um só local, onde através de uma só parte do sistema a gente consegue destinar para as demais partes da rastreabilidade. Com relação a erros das pessoas ou erros analíticos ou erros de registros, a gente atualmente pode falar quanto aos erros de registros. Os registros com certeza obtiveram uma redução, devido a não ter que repassar informações de um papel para o outro da forma que a gente utilizava anteriormente e até com relação ao outro sistema. Com relação às pessoas, acho que a gente está iniciando um novo tempo em que a gente vai precisar de uma avaliação mais demorada, mas vai dar certo. A rotina da equipe e os processos hoje estão mais robustos, porque elas chegam no período da manhã, abrem sua tela, já sabem o que precisam fazer, já sabem o que precisam fazer de leitura, já sabem qual a etapa está cada tipo de ensaio, cada amostra. Em outro setor, hoje a gente está estartando uma nova etapa também, então provavelmente vai acontecer essa mesma coisa, ela vai chegar, já vai saber quais são os insumos que vão ser preparados para abastecimento do laboratório, para a realização de todos os ensaios.

É a etapa de preparação de soluções e reagentes que é chamada no sistema, mas que a gente utiliza para os meios de cultura, onde a gente está cadastrando todos os meios de cultura, para partir daí ter um controle de estoque, para ter uma rastreabilidade de tudo que foi preparado, para ter uma noção de gerenciamento desses estoques, a gente vai conseguir saber se está existindo perda, se está existindo refugo de insumo preparado, e tudo mais através dessa nova etapa. Para a qualidade, a gente ainda não começou a utilizar os certos registros, mas é também uma próxima etapa, onde eu já tenho um pouco de noção por ter acessado o sistema, mas eu já percebi que procedimentos vão ser incluídos dentro desse sistema, não conformidades, registros de auditoria, registro dos controles e homologação de fornecedor, compras, mas ainda não está sendo utilizado, mas é uma etapa diante também. Quando essas ferramentas que a gente vai utilizar para a qualidade estiverem ativas, eu tenho certeza que nenhuma tabela vai ser mais na unha, existirão poucas tabelas ou planilhas no formato físico ou no formato dos programas convencionais de planilha, onde a gente vai conseguir ter uma visualização de um modo geral da área e a qualidade com relação aos ensaios.

Com relação a emissões de resultados, com relação a reemissões por alguma necessidade, é um pouco diferente do sistema que a gente usava, do sistema informatizado, porém está dando certo da mesma forma que dava o outro.

Com relação ao papel que a gente usava, é completamente diferente e melhor, porque a gente consegue dar rastreabilidade a toda alteração realizada, toda trilha de auditoria do que for feito, vai ficar gravado no sistema para que a gente consiga visualizar quais os motivos daquelas reemissões, correções e tudo mais. Primeiro, o sistema contribuiu para a equipe na questão da implantação. A gente se uniu mais do que a gente já era unido, porque informações que estavam na cabeça de uma ou outra pessoa precisam ser colocadas no sistema e isso uniu mais ainda a gente. Com relação à utilização, ele uniu e distribuiu essas pessoas da equipe. Ela uniu porque elas chegam pela manhã ou chegam no momento de leitura ou registros que devem ser feitos no sistema e automaticamente elas já veem quem vai fazer em qual estação, em qual login, quais amostras já pegam e fazem todas ao mesmo tempo. Isso aumentou nossa junção de área matinal da equipe de laboratório e ao mesmo tempo distribuiu esse trabalho para os indivíduos da equipe. Esse processamento rápido, ele agilizou, ele agiliza o funcionamento do laboratório da equipe por si também e agilidade também no momento de você liberar esses resultados para as suas assinaturas e distribuição para o nosso cliente final. Então isso daí, desde o início até o término, a gente notou e nota que uma agilidade extra foi dada já a agilidade que tínhamos anteriormente. Vejo algumas melhorias, mas eu vou como gerente da qualidade e eu vou puxar um pouco para a qualidade e vou falar sobre ferramentas do que a gente vai utilizar para a qualidade, para a homologação de fornecedor, para a homologação de equipamentos e colocados em uso com registros de medidas para esses equipamentos, medidas que são diárias, muitas delas. Vejo que isso daí vai facilitar muito e vai dar uma agilidade maior para a gente também. Tivemos uma expectativa superada no quesito de suporte técnico porque o software que utilizávamos tinha uma demanda e uma demora bastante grande. Hoje a gente tem respostas em horas, muitas vezes respostas em horas. Antigamente tínhamos respostas em dias.

Então isso para a gente também é um outro ponto não anotado anteriormente, mas bastante interessante. Hoje a gente faz as nossas solicitações de extrema urgência para o WhatsApp e essas solicitações na grande maioria das vezes são resolvidas em minutos, em horas. Quando a gente percebe e conversa com a pessoa que nos atendeu do outro lado, a gente percebe que é algo um pouco mais difícil de resolver, a resposta vem em pouco tempo também, em horas ou às vezes um pouquinho mais, dependendo da complexidade da solicitação, mas a maioria das vezes a gente não fica um dia, não vira um dia sem ter respostas concretas do que vai ser feito e como vai ser feito. A expectativa que a gente tinha de trocar de software era uma dor que a gente tinha, pelo menos eu tinha uma dor. Mas quando a gente começou a ter, desde a primeira conversa que a gente teve, a gente sentiu segurança no que estava vendo, no que estavam apresentando para a gente. Em uma primeira visita a gente já notou que era uma pessoa que a gente entende que lidavam com o laboratório e lidam com ele também, inclusive na nossa área, diferente do que a gente via no mercado, que a gente via que era muita coisa para o físico químico ou coisas assim e a controlou o trabalho de uma forma diferente. E a gente notou que a agilidade, desde o começo para a implantação, as respostas que a gente tinha com as nossas dores e dúvidas, precisas, respostas com relação às nossas perguntas, no mesmo ponto no que a gente queria dizer, chegavam de uma forma rápida, certeira, e isso deu muita tranquilidade para a gente nesse período.

Entendo que o período varia de laboratório para laboratório, mas nada tira a precisão e a robustez da forma que trabalha o sistema. Então, para cada laboratório terá uma demora, teve, terá uma demora, mas nenhum deles vai perder a robustez e a precisão do sistema.